保护数据需要类似的方法:在发生任何糟糕的事情之前，尽可能多地实施安全措施。

 

自然或人为灾难是数据的一个重大风险，尤其是当它们袭击准备不足的公司时。当公司以数据为中心时(21世纪的大多数企业都是如此)，完全的数据丢失通常会毁掉整个业务。

 

因此，无论是淹没服务器室的爆裂管道，还是摧毁整个办公大楼的火灾，公司都必须保护自己的信息。值得庆幸的是，通过采取一些积极的步骤并采用正确的技术工具，公司可以在很大程度上减少突发事件带来的风险。

 

以下是针对灾害提前管理数据的6个技巧。

 

1. 制定正式的计划

 

许多公司完成了灾难管理和恢复计划，详细说明了疏散路线、通讯程序和其他细节。这些是至关重要的，因为人民的安全是最重要的。此类计划的另一部分应该是如何在紧急情况下管理和保护数据。

 

制定书面计划迫使您考虑数据管理中的任何缺陷，并让每个人负责。也许你在一个容易被洪水淹没的办公室里操作一个服务器室，或者你忽略了强大的密码程序。一份书面计划就会暴露这些缺陷。

 

该计划需要考虑紧急情况的类型和严重程度。例如，如果飓风已经过去两天了，那么公司应该采取什么措施来准备呢?也许应该从服务器上删除敏感数据并移出站点?考虑到地理位置，该计划是否考虑了最可能发生的灾害类型?

 

将特定的任务分配给团队中的每个成员作为计划的一部分。每个工作人员都应该明白，数据是一种资产，在发生紧急情况之前，必须提前对其进行管理。当然，您应该创建一个数据计划，作为首先确保个人安全的更广泛的灾难响应计划的一部分。当人们应该离开大楼或采取其他行动时，不要把他们放在试图保存数据的地方。只是加强了对前瞻性规划的需要。

 

2. 组织的数据

 

把你的数据想成是一种有形资产，类似于实际的办公大楼、机器、电脑和办公室里的所有其他“东西”。有了这种思想，您就可以有效地发现所有的数据源，然后将它们组织到一个集中的位置。

 

也许你的远程销售团队有一些会议的视频和照片文件存储在数码相机上。你聘请的平面设计师顾问可能会把你的新logo文件保存在个人笔记本电脑上，而不是你的服务器上。您只能保护您所能找到的内容，因此请执行收集和组织阶段以确保您的数据安全。

 

对文件进行统计，并以合理的方式组织它们，比如在云服务上。组织移除在紧急情况期间或之后可能被影响或忽略的数据松散端。

 

记住，你不必保留所有信息，除非有监管或遵从的理由来保存信息。删除一些不需要的数据可以减少您的信息足迹，使您更少地暴露在问题中。收集数据还可以提高公司执行分析的能力，并可能将两个以前不相关的数据集关联起来进行新的观察。

 

3.您的网络文档

 

如果你仍然运营一个现场网络，那么你必须深入了解它的架构。在所有组件上创建带有标签的网络映射，以便在需要时在另一个位置重新创建网络。使用简单明了的命名约定，然后通过电子邮件与组共享网络地图，并将地图存储在云中。

 

如果你在洪水区操作，而你的网络设备在地下室或一层，那么与大楼经理合作，设置一个临时设备位置，以保证你的数据安全。该计划的一部分应包括将移动设备的指定团队成员、谁将做出最后的移动或停留决定的细节，以及一个优先级列表，以便工作人员将首先移动最有价值的设备和数据。进行网络地图和库存也可以用于保险目的。

4. 测试你的计划

 

您不能模拟实际的飓风或雷击，但您可以在模拟条件下测试您的计划。进行测试是一种查看工作人员是否知道如何遵循正确的流程以及备份是否容易访问的方法。

 

在测试期间，您的团队是否能够快速访问云备份?每个人都明白自己的角色了吗?测试应该回答这些类型的问题。任何偏离计划的地方都需要对计划进行一些再培训和审查，以防情况或最佳实践发生变化。

 

也许测试显示了团队安全和密码程序的缺陷，或者暴露了扩展云存储以包含公司所有数据的需求。在测试之后和你的整个团队交流，看看计划的某些部分是否混乱或矛盾。该计划可能需要用更直白的语言进行重写，以避免任何沟通不畅。识别每个阅读和执行计划的人的技术能力，并相应地调整语言和程序。

 

测试计划也是查看您的业务是否遵守法规(如防火法规或各种数据管理规则)的最佳机会。您可能会在测试阶段发现过程中的缺陷，您可以在下一次审计之前修复这些缺陷。

 

5. 保护你的硬件

 

虽然将大部分数据转移到云是最佳实践，但企业仍然利用设备进行内容创建和数据存储。保护这些设备可以节省你的数据和降低你的资本成本。为了防洪，电子设备应该从地板上抬起，所有的电线都要拔掉。如果时间允许，您可以将设备存储在防水容器中。在电源上运行诊断程序，检查可能引发火灾的过热现象。

 

为了防止火灾，你可以使电子设备远离灰尘，检查磨损的电线，并保持监测温度和湿度水平。如果你操作一个内部服务器室，那么你需要一个火灾抑制和检测系统，使用“清洁剂”技术，使用特殊的化学物质来阻止火灾，而不使用有害的水。服务器室经常因为过热而着火，所以要确保你的房间的冷却系统处于最佳状态。

 

雷暴会带来电力激增的风险，可能会导致硬盘驱动器和电子设备的损坏。使用经过认证的浪涌保护器设备，这些设备是针对您的特定硬件进行适当评估的。拔下电源插头是一种低技术含量的方法，可以让它们远离电源相关的风险，尤其是当它们也被储存在防水的容器中时。

 

6. 拥抱云

 

现代企业需要数据的即时连接。云提供了这种连接，非常适合在紧急情况下进行数据管理。选择一个主要的云提供商，如谷歌或AWS，使用自动化工具备份所有数据，这样就不会丢失任何信息。考虑使用多个云提供商来提供额外保护，特别是对最敏感或最重要的信息。

 

你的数据管理计划也应该是一个基于云的文档，这样在紧急情况下，那些可能需要远程工作几天或几周的员工就可以很容易地访问它。

 

只有在紧急情况下，将数据持续移动到云存储时，才能访问云。实现自动将文件按计划转移到云中。还可以考虑将员工从传统的离线软件平台转移到利用在线创建的格式来消除数据销毁事件带来的风险。

 

云可以有效地从局部事件(如飓风或地震)中删除您的数据。它还允许您的员工在灾难发生后进行长时间的远程工作，这样您的业务就可以继续生存下去。该计划应该详细说明工作人员在重新连接网络和工作流程方面应该做些什么——当然，前提是灾难不会直接影响他们的家庭和家人。

 

不要等待警告

 

意外和紧急情况时有发生。有人在另一家公司的办公室里插上太多的圣诞灯，可能会引起火灾。或者城市可能忽视了水的基础设施，导致管道破裂，淹没了整个建筑。

 

这些类型的紧急情况没有任何预先警告，但它们仍然可以通过预先计划来控制。对于IT经理和设备操作员来说，关键是要对灾难进行积极的计划。做好最坏的打算，增加冗余和安全措施，那么你和你的数据很可能毫发无损。